Bescherming van persoonsgegevens

+38 098 219 4119 +38 097 141 1777 +38 095 155 0525 [email protected]

Bescherming van persoonsgegevens

Regels betreffende de verwerking en bescherming van persoonsgegevens in persoonsgegevensbestanden van de verkoper

Inhoud

Algemene concepten en reikwijdte
Lijst met persoonsgegevensbestanden
Doel van de verwerking van persoonsgegevens
Procedure voor de verwerking van persoonsgegevens: het verkrijgen van toestemming, kennisgeving van rechten en acties met betrekking tot de persoonsgegevens van de betrokkene
Locatie van de persoonsgegevensbestand
Voorwaarden voor het verstrekken van informatie over persoonsgegevens aan derden
Bescherming van persoonsgegevens: beschermingsmethoden, verantwoordelijke persoon, medewerkers die rechtstreeks persoonsgegevens verwerken en/of er toegang toe hebben in het kader van de uitvoering van hun officiële taken, de bewaartermijn van persoonsgegevens
Rechten van de persoonsgegevens Betrokkene
Procedure voor het verwerken van verzoeken van de betrokkene
Registratie van de persoonsgegevensdatabase

Algemene begrippen en reikwijdte

1.1. Definities van termen:

Persoonsgegevensdatabase - een benoemde verzameling van georganiseerde persoonsgegevens in elektronische vorm en/of in de vorm van persoonsgegevensbestanden;

Verantwoordelijke persoon - een aangewezen persoon die werkzaamheden organiseert met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens tijdens de verwerking ervan, in overeenstemming met de wet;

Eigenaar van een persoonsgegevensdatabase - Een natuurlijke persoon of rechtspersoon die wettelijk of met toestemming van de betrokkene het recht heeft om deze gegevens te verwerken, die het doel van de verwerking van persoonsgegevens in deze database goedkeurt, de samenstelling van deze gegevens en de procedures voor hun verwerking vaststelt, tenzij de wet anders bepaalt;

Rijksregister van Persoonsgegevensbestanden - een centraal informatiesysteem voor het verzamelen, verzamelen en verwerken van informatie over geregistreerde persoonsgegevensbestanden;

openbaar beschikbare bronnen van persoonsgegevens - adresboeken, adresboeken, registers, lijsten, catalogi en andere systematische verzamelingen van openbare informatie die persoonsgegevens bevat, geplaatst en gepubliceerd door een bekende betrokkene. Sociale netwerken en internetbronnen waarop de betrokkene zijn/haar persoonsgegevens achterlaat, worden niet beschouwd als openbaar beschikbare bronnen van persoonsgegevens (behalve in gevallen waarin de betrokkene expliciet verklaart dat de persoonsgegevens worden geplaatst met het oog op hun vrije verspreiding en gebruik);

Toestemming van de betrokkene - elke gedocumenteerde, vrijwillige wilsuiting van een individu om toestemming te verlenen voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens in overeenstemming met het geformuleerde doel van de verwerking;

Analyseren van persoonsgegevens - extractie van informatie waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd;

verwerking van persoonsgegevens - elke handeling of elk geheel van handelingen dat geheel of gedeeltelijk wordt uitgevoerd in een (geautomatiseerd) informatiesysteem en/of in systemen voor gegevensbestanden, met betrekking tot het verzamelen, vastleggen, verzamelen, opslaan, bijwerken, wijzigen, bijwerken, gebruiken en verspreiden (distribueren, verkopen, overdragen), anonimiseren of vernietigen van informatie over een persoon;

persoonsgegevens - informatie of geheel van informatie over een geïdentificeerde of specifiek identificeerbare persoon;

beheerder van de databank met persoonsgegevens - betrokkene - een natuurlijke of rechtspersoon die van de eigenaar van de databank met persoonsgegevens of op grond van de wet het recht heeft gekregen om deze gegevens te verwerken. Een persoon die door de eigenaar en/of de beheerder van de persoonlijke database is belast met het uitvoeren van technische werkzaamheden met de persoonlijke database zonder toegang tot de inhoud van de persoonsgegevens, is geen beheerder van de persoonlijke database;

Betrokkene van de persoonsgegevens – een natuurlijke persoon ten aanzien van wie, overeenkomstig de wet, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt;

Derde partij – iedere persoon, met uitzondering van de betrokkene, de eigenaar of beheerder van de persoonlijke database en de bevoegde overheidsinstantie voor de bescherming van persoonsgegevens, aan wie de eigenaar of beheerder van de persoonlijke database persoonsgegevens doorgeeft overeenkomstig de wet;

Bijzondere categorieën van gegevens – persoonsgegevens over ras of afkomstetnische afkomst, politieke, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van politieke partijen en vakbonden, evenals gegevens over gezondheid of seksleven.

1.2. Deze Verordening is verplicht van toepassing op de verantwoordelijke persoon en de medewerkers van de verkoper die rechtstreeks persoonsgegevens verwerken en/of toegang hebben tot persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van hun officiële taken.

Lijst van persoonsgegevens

2.1. De verkoper is de eigenaar van de volgende persoonsgegevens:

persoonsgegevens van wederpartijen.

Doel van de verwerking van persoonsgegevens

3.1. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens in het systeem is het waarborgen van de uitvoering van burgerlijke rechtsbetrekkingen, de levering, ontvangst en betaling van gekochte goederen en diensten in overeenstemming met de Oekraïense belastingwet en de Oekraïense wet "Betreffende boekhouding en financiële verslaglegging in Oekraïne".

Procedure voor de verwerking van persoonsgegevens: toestemming verkrijgen, kennisgeving van de rechten en acties met betrekking tot de persoonsgegevens van de betrokkene

4.1. De toestemming van de betrokkene moet een vrijwillige wilsuiting van een individu zijn om toestemming te verlenen voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens in overeenstemming met het geformuleerde doel van de verwerking.

4.2. De toestemming van de betrokkene kan op de volgende manieren worden verleend:

een document op papier met gegevens die de identificatie van dit document en de betrokkene mogelijk maken;
een elektronisch document dat verplichte gegevens moet bevatten die de identificatie van dit document en de betrokkene mogelijk maken. De vrijwillige wilsuiting van een persoon om toestemming te verlenen voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens moet worden gecertificeerd door een elektronische handtekening van de betrokkene;
een merkteken op de elektronische pagina van het document of in een elektronisch bestand dat wordt verwerkt in het informatiesysteem op basis van gedocumenteerde software en technische oplossingen.

4.3. De toestemming van de betrokkene wordt verleend tijdens de registratie van burgerlijke rechtsbetrekkingen in overeenstemming met de huidige wetgeving.

4.4. De betrokkene wordt in kennis gesteld van de opname van zijn/haar persoonsgegevens in de database met persoonsgegevens, de rechten zoals vastgelegd in de Oekraïense wet "Bescherming van Persoonsgegevens", het doel van de gegevensverzameling en de personen aan wie zijn/haar persoonsgegevens worden doorgegeven, tijdens de registratie van burgerlijke rechtsbetrekkingen in overeenstemming met de huidige wetgeving.

4.5. De verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van politieke partijen en vakbonden, alsmede gegevens over gezondheid of seksleven (bijzondere categorieën van gegevens) blijken, is verboden.

Locatie van de persoonsgegevensdatabase

5.1. De in artikel 2 van dit Reglement vermelde persoonsgegevensdatabases bevinden zich op het adres van de Verkoper.

Voorwaarden voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden

6.1. De procedure voor toegang tot persoonsgegevens van derden wordt bepaald door de voorwaarden van de toestemming van de betrokkene aan de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze gegevens, of in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

6.2. Toegang tot persoonsgegevens wordt niet verleend aan een derde indien de betreffende persoon weigert verplichtingen na te komen om te voldoen aan de vereisten van de Oekraïense wet "Betreffende de bescherming van persoonsgegevens" of niet in staat is deze te waarborgen.

6.3. De betrokkene dient een verzoek om toegang tot persoonsgegevens (hierna een verzoek genoemd) in bij de verwerkingsverantwoordelijke.

6.4. Het verzoek vermeldt:

Achternaam, voornaam en patroniem, woonplaats (verblijfplaats) en details van het document waaruit blijkt dat de persoon het verzoek indient (voor een persoon – aanvrager);
Naam, vestigingsplaats van de rechtspersoon die het verzoek indient, functie, achternaam, voornaam en patroniem van de persoon die het verzoek certificeert; bevestiging dat de inhoud van het verzoek overeenkomt met de bevoegdheden van de rechtspersoon (voor een rechtspersoon – aanvrager);
achternaam, voornaam en patroniem, evenals andere informatie die het mogelijk maakt de persoon op wie het verzoek betrekking heeft te identificeren;
informatie over de persoonsgegevensdatabase waarop het verzoek betrekking heeft, of informatiedie betrekking hebben op de eigenaar of beheerder van deze persoonsgegevensdatabase;
lijst met gevraagde persoonsgegevens;
doel en/of wettelijke grondslag voor het verzoek.

6.5. De termijn voor het beoordelen van een verzoek met het oog op de afhandeling ervan mag niet langer zijn dan tien werkdagen vanaf de datum van ontvangst. Gedurende deze termijn zal de eigenaar van de persoonsgegevensdatabase de indiener van het verzoek informeren dat het verzoek zal worden ingewilligd of dat de relevante persoonsgegevens niet zullen worden verstrekt, onder vermelding van de redenen die in de relevante wet zijn vermeld. Het verzoek moet binnen dertig kalenderdagen na de datum van ontvangst worden ingewilligd, tenzij de wet anders bepaalt.

6.6. Uitstel van toegang tot persoonsgegevens van derden is toegestaan indien de vereiste gegevens niet binnen dertig kalenderdagen na de datum van ontvangst van het verzoek kunnen worden verstrekt. In dat geval mag de totale termijn voor het oplossen van de in het verzoek aan de orde gestelde kwesties niet langer zijn dan vijfenveertig kalenderdagen.

6.7. De kennisgeving van het uitstel wordt schriftelijk meegedeeld aan de derde partij die het verzoek heeft ingediend, met een toelichting op de procedure voor het indienen van beroep tegen een dergelijke beslissing.

6.8. De kennisgeving van het uitstel vermeldt:

naam, voornaam en patroniem van de ambtenaar;
datum van verzending van de kennisgeving;
reden voor het uitstel;
termijnen waarbinnen het verzoek zal worden ingewilligd.

6.9. Weigering van toegang tot persoonsgegevens is toegestaan indien de toegang daartoe wettelijk verboden is.

6.10. De kennisgeving van de weigering vermeldt:

Achternaam, voornaam, patroniem van de ambtenaar die de toegang weigert;
Datum van verzending van de kennisgeving;
Reden voor de weigering.

6.11. Tegen het besluit om de toegang tot persoonsgegevens uit te stellen of te weigeren, kan beroep worden aangetekend bij de rechter.

Bescherming van persoonsgegevens: beschermingsmethoden, verantwoordelijke, medewerkers die rechtstreeks persoonsgegevens verwerken en/of er toegang toe hebben in het kader van de uitvoering van hun officiële taken, bewaartermijn van persoonsgegevens

7.1. De eigenaar van de persoonsgegevensdatabase beschikt over een systeem, software en hardware, en communicatiemiddelen die verlies, diefstal, ongeoorloofde vernietiging, vervorming, vervalsing en kopiëren van gegevens voorkomen en voldoen aan de eisen van internationale en nationale normen.

7.2. De verantwoordelijke organiseert de werkzaamheden met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens tijdens de verwerking ervan, in overeenstemming met de wet. De verantwoordelijke wordt bepaald in opdracht van de eigenaar van de persoonsgegevensdatabase.

De verantwoordelijkheden van de verantwoordelijke met betrekking tot de organisatie van de werkzaamheden met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens tijdens de verwerking ervan worden gespecificeerd in de functiebeschrijving.

7.3. De verantwoordelijke persoon is verplicht om:

de Oekraïense wetgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens te kennen;
procedures te ontwikkelen voor de toegang tot de persoonsgegevens van werknemers in overeenstemming met hun professionele, officiële of arbeidsrechtelijke taken;
ervoor te zorgen dat de werknemers van de eigenaar van de persoonsgegevensdatabase voldoen aan de vereisten van de Oekraïense wetgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens en aan interne documenten die de activiteiten van de eigenaar van de persoonsgegevensdatabase met betrekking tot de verwerking en bescherming van persoonsgegevens in persoonsgegevensdatabases reguleren;
een procedure (procedure) te ontwikkelen voor interne controle op de naleving van de vereisten van de Oekraïense wetgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens en aan interne documenten die de activiteiten van de eigenaar van de persoonsgegevensdatabase met betrekking tot de verwerking en bescherming van persoonsgegevens in persoonsgegevensdatabases reguleren, die met name normen moeten bevatten met betrekking tot de frequentie van dergelijke controles;
de eigenaar van de persoonsgegevensdatabase op de hoogte te stellen van feiten of overtredingen door werknemers van de vereisten van de de wetgeving van Oekraïne op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens en interne documenten die de activiteiten van de Eigenaar van de persoonsgegevensdatabase regelen met betrekking tot de verwerking en bescherming van persoonsgegevens in persoonsgegevensdatabases, binnen een termijn van uiterlijk één werkdag na constatering van dergelijke schendingen;
zorgen voor de opslag van documenten die bevestigen dat de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en de betrokkene op de hoogte stellen van zijn/haar rechten.

7.4. Om zijn/haar taken te kunnen vervullen, heeft de verantwoordelijke het recht:

om de nodige documenten te ontvangen, waaronder bevelen en andere administratieve documenten die door de Eigenaar van de persoonsgegevensdatabase zijn uitgegeven, in verband metmet betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
kopieën maken van de ontvangen documenten, inclusief kopieën van bestanden en alle records die zijn opgeslagen in lokale computernetwerken en autonome computersystemen;
deelnemen aan de bespreking van de taken die hij/zij uitvoert om werkzaamheden te organiseren met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens tijdens de verwerking ervan;
voorstellen indienen voor het verbeteren van activiteiten en werkmethoden, opmerkingen en opties indienen voor het verhelpen van geconstateerde tekortkomingen in het proces van de verwerking van persoonsgegevens;
uitleg ontvangen over kwesties met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
documenten ondertekenen en bekrachtigen binnen de grenzen van hun bevoegdheid.

7.5. Medewerkers die rechtstreeks persoonsgegevens verwerken en/of toegang hebben tot persoonsgegevens in verband met de uitvoering van hun officiële (arbeids)taken, zijn verplicht te voldoen aan de vereisten van de Oekraïense wetgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens en interne documenten met betrekking tot de verwerking en bescherming van persoonsgegevens in persoonsgegevensdatabases.

7.6. Medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens, inclusief degenen die deze verwerken, zijn verplicht te voorkomen dat persoonsgegevens die aan hen zijn toevertrouwd of die bekend zijn geworden in het kader van de uitvoering van hun professionele, officiële of arbeidsrechtelijke taken, op enigerlei wijze openbaar worden gemaakt. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van hun werkzaamheden met betrekking tot persoonsgegevens, met uitzondering van de wettelijk vastgestelde gevallen.

7.7. Personen die toegang hebben tot persoonsgegevens, inclusief degenen die deze verwerken, zijn aansprakelijk in geval van schending van de vereisten van de Oekraïense wet "Betreffende de bescherming van persoonsgegevens" overeenkomstig de Oekraïense wetgeving.

7.8. Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden opgeslagen, maar in ieder geval niet langer dan de bewaartermijn die is vastgelegd in de toestemming van de persoonsgegevens die het onderwerp zijn van de verwerking ervan.

Rechten van de betrokkene

8.1. De betrokkene heeft het recht:

om de locatie van de persoonsgegevensbank met zijn/haar persoonsgegevens, het doel ervan en de naam, locatie en/of woonplaats van de eigenaar of beheerder van deze bank te kennen, of om de juiste instructies te geven om deze informatie te verkrijgen aan door hem/haar gemachtigde personen, behalve in de gevallen die door de wet zijn vastgesteld;
om informatie te ontvangen over de voorwaarden voor het verlenen van toegang tot persoonsgegevens, met name informatie over derden aan wie zijn/haar persoonsgegevens in de betreffende persoonsgegevensbank worden doorgegeven;
om toegang te krijgen tot zijn/haar persoonsgegevens in de betreffende persoonsgegevensbank;
om uiterlijk dertig kalenderdagen na de datum van ontvangst van het verzoek, behalve in de gevallen die door de wet zijn vastgesteld, een antwoord te ontvangen over de vraag of zijn/haar persoonsgegevens in de betreffende persoonsgegevensbank zijn opgeslagen, alsmede de inhoud van zijn/haar opgeslagen persoonsgegevens te ontvangen;
om een gemotiveerd verzoek in te dienen met een bezwaar tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door overheidsinstanties, lokale overheden, Zelfbestuursorganen in de uitoefening van hun wettelijke bevoegdheden;
om een gemotiveerd verzoek tot wijziging of vernietiging van zijn persoonsgegevens in te dienen bij elke eigenaar en beheerder van deze database, indien deze gegevens onrechtmatig worden verwerkt of onbetrouwbaar zijn;
om zijn persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging, beschadiging als gevolg van opzettelijke verzwijging, het niet of niet tijdig verstrekken ervan, en ook tegen het verstrekken van informatie die onbetrouwbaar is of de eer, waardigheid en zakelijke reputatie van een individu aantast;
van toepassing zijn op overheidsinstanties, lokale zelfbestuursorganen, wier bevoegdheden de bescherming van persoonsgegevens omvatten;
rechtsmiddelen toepassen in geval van een schending van de wetgeving inzake persoonsgegevens bescherming.

Procedure voor de behandeling van verzoeken van betrokkenen

9.1. De betrokkene heeft het recht om informatie over zichzelf te ontvangen van elke betrokkene in relaties met betrekking tot persoonsgegevens, zonder het doel van het verzoek te specificeren, behalve in de wettelijk vastgestelde gevallen.

9.2. Toegang van de betrokkene tot;persoonsgegevens worden kosteloos verstrekt.

9.3. De betrokkene dient een verzoek om inzage (hierna een verzoek genoemd) in bij de eigenaar van de persoonsgegevens.

Het verzoek vermeldt:

naam, voornaam en patroniem, woonplaats (verblijfplaats) en details van het document waaruit de identiteit van de betrokkene blijkt;
andere informatie die de identificatie van de betrokkene mogelijk maakt;
informatie over de database met persoonsgegevens waarvoor het verzoek wordt ingediend, of informatie over de eigenaar of beheerder van deze database;
een lijst met de gevraagde persoonsgegevens.

9.4. De termijn voor het beoordelen van een verzoek om inwilliging ervan mag niet langer zijn dan tien werkdagen vanaf de datum van ontvangst. Gedurende deze termijn informeert de eigenaar van de persoonsgegevensdatabase de betrokkene dat het verzoek zal worden ingewilligd of dat de relevante persoonsgegevens niet zullen worden verstrekt, onder vermelding van de redenen die in de relevante wet zijn vermeld.

9.5. Het verzoek wordt binnen dertig kalenderdagen na de datum van ontvangst ingewilligd, tenzij de wet anders bepaalt.

Registratie van de persoonsgegevensdatabase

10.1. De registratie van persoonsgegevensdatabases in de staat wordt uitgevoerd in overeenstemming met artikel 9 van de Oekraïense wet "Bescherming van persoonsgegevens".