Protection des données personnelles

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Protection des données personnelles

Règlement relatif au traitement et à la protection des données personnelles dans les bases de données personnelles appartenant au vendeur

Contenu

Concepts généraux et champ d'application
Liste des bases de données personnelles
Finalité du traitement des données personnelles
Procédure de traitement des données personnelles : obtention du consentement, notification des droits et actions relatives aux données personnelles de la personne concernée
Emplacement de la base de données personnelles
Conditions de divulgation des informations relatives aux données personnelles à des tiers
Protection des données personnelles : modalités de protection, responsable, employés qui traitent directement et/ou ont accès aux données personnelles dans le cadre de leurs fonctions officielles, durée de conservation des données personnelles
Droits de la personne concernée
Procédure de travail à la demande de la personne concernée
Enregistrement officiel de la base de données personnelles

Concepts généraux et champ d'application

1.1. Définition des termes :

base de données personnelles – un ensemble nommé de données personnelles organisées sous forme électronique et/ou dans des systèmes d'archivage de données personnelles ;

personne responsable – une personne désignée qui organise les travaux liés à la protection des données personnelles lors de leur traitement, conformément à la loi ;

propriétaire d'une base de données personnelles – une personne physique ou morale à qui la loi ou le consentement de la personne concernée confère le droit de traiter ces données, qui approuve la finalité du traitement des données personnelles dans cette base de données, établit la composition de ces données et les procédures de leur traitement, sauf disposition légale contraire ;

Registre national des bases de données personnelles : système d'information national unique pour la collecte, l'accumulation et le traitement des informations sur les bases de données personnelles enregistrées ;

Sources de données personnelles accessibles au public : annuaires, carnets d'adresses, registres, listes, catalogues et autres recueils systématisés d'informations ouvertes contenant des données personnelles, publiés par une personne concernée connue. Les réseaux sociaux et les ressources Internet sur lesquels la personne concernée laisse ses données personnelles ne sont pas considérés comme des sources de données personnelles accessibles au public (sauf dans les cas où la personne concernée déclare explicitement que les données personnelles sont publiées à des fins de diffusion et d'utilisation gratuites) ;

consentement de la personne concernée : toute expression volontaire et documentée de la volonté d'une personne d'autoriser le traitement de ses données personnelles conformément à la finalité formulée pour leur traitement ;

dépersonnalisation des données personnelles : extraction d'informations permettant d'identifier une personne ;

traitement de données à caractère personnel – toute action ou ensemble d'actions effectuées, en tout ou en partie, dans un système d'information (automatisé) et/ou dans des fichiers de données à caractère personnel, et liées à la collecte, l'enregistrement, l'accumulation, la conservation, l'adaptation, la modification, la mise à jour, l'utilisation et la diffusion (distribution, vente, transfert), la dépersonnalisation ou la destruction d'informations concernant une personne physique ;

données à caractère personnel – information ou ensemble d'informations concernant une personne physique identifiée ou pouvant être spécifiquement identifiée ;

gestionnaire de la base de données de données à caractère personnel – personne physique ou morale à laquelle le propriétaire de la base de données ou la loi confère le droit de traiter ces données. Une personne chargée par le propriétaire et/ou le gestionnaire de la base de données à caractère personnel d'effectuer des travaux techniques sur la base de données à caractère personnel sans avoir accès au contenu des données à caractère personnel n'est pas un gestionnaire de la base de données à caractère personnel ;

personne concernée par les données à caractère personnel : une personne physique au sujet de laquelle, conformément à la loi, ses données à caractère personnel sont traitées ;

tiers : toute personne, à l'exception de la personne concernée par les données à caractère personnel, du propriétaire ou du gestionnaire de la base de données à caractère personnel et de l'organisme public habilité à la protection des données à caractère personnel, à qui le propriétaire ou le gestionnaire de la base de données à caractère personnel transfère des données à caractère personnel conformément à la loi ;

catégories particulières de données : données à caractère personnel relatives à l'origine raciale ouorigine ethnique, convictions politiques, religieuses ou philosophiques, appartenance à des partis politiques et à des syndicats, ainsi que données relatives à la santé ou à la vie sexuelle.

1.2. Le présent Règlement est obligatoire pour la personne responsable et les employés du vendeur qui traitent directement et/ou ont accès à des données personnelles dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions officielles.

Liste des bases de données personnelles

2.1. Le Vendeur est propriétaire des bases de données personnelles suivantes :

base de données personnelles des contreparties.

Finalité du traitement des données personnelles

3.1. Le traitement des données personnelles dans le système a pour finalité d'assurer la mise en œuvre des relations juridiques civiles, la fourniture, la réception et le paiement des biens et services achetés, conformément au Code des impôts ukrainien et à la Loi ukrainienne sur la comptabilité et l'information financière en Ukraine.

Procédure de traitement des données personnelles : obtention du consentement, notification des droits et actions relatifs aux données personnelles de la personne concernée

4.1. Le consentement de la personne concernée doit être une expression volontaire de sa volonté de permettre le traitement de ses données personnelles conformément à la finalité formulée.

4.2. Le consentement de la personne concernée peut être fourni sous les formes suivantes :

un document papier comportant des informations permettant l'identification de la personne concernée ;
un document électronique devant contenir les informations obligatoires permettant l'identification de la personne concernée. L'expression volontaire de la volonté d'une personne d'autoriser le traitement de ses données personnelles doit être certifiée par une signature électronique de la personne concernée ;
une marque sur la page électronique du document ou dans un fichier électronique traité dans le système d'information basé sur des logiciels et des solutions techniques documentés.

4.3. Le consentement de la personne concernée est donné lors de l'enregistrement des relations juridiques civiles, conformément à la législation en vigueur.

4.4. La personne concernée est informée de l'inclusion de ses données personnelles dans la base de données, de ses droits définis par la loi ukrainienne sur la protection des données personnelles, de la finalité de la collecte des données et des personnes auxquelles ses données personnelles sont transférées, lors de l'enregistrement des relations juridiques civiles, conformément à la législation en vigueur.

4.5. Le traitement des données personnelles révélant l'origine raciale ou ethnique, les convictions politiques, religieuses ou philosophiques, l'appartenance à des partis politiques ou à des syndicats, ainsi que les données relatives à la santé ou à la vie sexuelle (catégories particulières de données) est interdit.

Localisation de la base de données personnelles

5.1. Les bases de données personnelles visées à l'article 2 du présent Règlement sont situées à l'adresse du Vendeur.

Conditions de divulgation des données personnelles à des tiers

6.1. La procédure d'accès aux données personnelles de tiers est déterminée par les termes du consentement de la personne concernée fourni au responsable du traitement des données personnelles pour le traitement de ces données, ou conformément aux exigences de la loi.

6.2. L'accès aux données personnelles n'est pas accordé à un tiers si la personne concernée refuse de se conformer aux exigences de la loi ukrainienne sur la protection des données personnelles ou n'est pas en mesure de le faire.

6.3. La personne concernée par les relations relatives aux données personnelles soumet une demande d'accès (ci-après dénommée « demande ») aux données personnelles au responsable du traitement des données personnelles.

6.4. La demande doit indiquer :

nom, prénom et patronyme, lieu de résidence et informations sur le document certifiant la personne physique qui soumet la demande (pour une personne physique ; demandeur) ;
nom, lieu de résidence de la personne morale qui soumet la demande, fonction, nom, prénom et patronyme de la personne qui certifie la demande ; la confirmation que le contenu de la demande correspond aux compétences de la personne morale (pour une personne morale : demandeur) ;
nom, prénom et patronyme, ainsi que toute autre information permettant d'identifier la personne concernée par la demande ;
informations sur la base de données personnelles concernée par la demande, qu'il s'agisse d'informationscelles concernant le propriétaire ou le gestionnaire de cette base de données personnelles ;
la liste des données personnelles demandées ;
la finalité et/ou les fondements juridiques de la demande.

6.5. Le délai d'examen d'une demande en vue de sa satisfaction ne peut excéder dix jours ouvrables à compter de sa date de réception. Durant ce délai, le propriétaire de la base de données personnelles informe le demandeur que sa demande sera satisfaite ou que les données personnelles concernées ne seront pas fournies, en indiquant les motifs précisés dans l'acte réglementaire applicable. La demande sera satisfaite dans un délai de trente jours calendaires à compter de sa date de réception, sauf disposition légale contraire.

6.6. Le report de l'accès aux données personnelles de tiers est autorisé si les données requises ne peuvent être fournies dans un délai de trente jours calendaires à compter de la date de réception de la demande. Dans ce cas, le délai total de résolution des problèmes soulevés dans la demande ne peut excéder quarante-cinq jours calendaires.

6.7. La notification du report est communiquée par écrit au tiers ayant soumis la demande, accompagnée d'une explication de la procédure de recours.

6.8. La notification du report doit indiquer :

le nom, le prénom et le patronyme du fonctionnaire ;
la date d'envoi de la notification ;
le motif du report ;
les délais dans lesquels la demande sera satisfaite.

6.9. Le refus d'accès aux données personnelles est autorisé si l'accès à ces données est interdit par la loi.

6.10. La notification du refus doit indiquer :

nom, prénom et patronyme du fonctionnaire qui refuse l’accès ;
date d’envoi de la notification ;
motif du refus.

6.11. La décision de différer ou de refuser l’accès aux données personnelles peut faire l’objet d’un recours devant un tribunal.

Protection des données personnelles : méthodes de protection, responsable, employés qui traitent directement et/ou ont accès aux données personnelles dans le cadre de leurs fonctions officielles, durée de conservation des données personnelles

7.1. Le propriétaire de la base de données personnelles est équipé de systèmes, de logiciels, de matériels et de moyens de communication permettant de prévenir la perte, le vol, la destruction non autorisée, la déformation, la falsification et la copie d'informations, et répondant aux exigences des normes internationales et nationales.

7.2. Le responsable organise les activités liées à la protection des données personnelles lors de leur traitement, conformément à la loi. Il est désigné par ordre du propriétaire de la base de données personnelles.

Les responsabilités du responsable concernant l'organisation des activités liées à la protection des données personnelles lors de leur traitement sont précisées dans la description de poste.

7.3. Le responsable est tenu de :

connaître la législation ukrainienne relative à la protection des données personnelles ;
élaborer des procédures d’accès aux données personnelles des employés dans le cadre de leurs fonctions professionnelles, officielles ou professionnelles ;
s’assurer que les employés du Propriétaire de la base de données personnelles respectent les exigences de la législation ukrainienne relative à la protection des données personnelles et les documents internes régissant les activités du Propriétaire de la base de données personnelles concernant le traitement et la protection des données personnelles dans les bases de données personnelles ;
élaborer une procédure de contrôle interne du respect des exigences de la législation ukrainienne relative à la protection des données personnelles et des documents internes régissant les activités du Propriétaire de la base de données personnelles concernant le traitement et la protection des données personnelles dans les bases de données personnelles, qui doit notamment contenir des normes relatives à la fréquence de ces contrôles ;
informer le Propriétaire de la base de données personnelles des violations par les employés des exigences de la législation ukrainienne relative à la protection des données personnelles protection des données et les documents internes régissant les activités du Propriétaire de la base de données personnelles concernant le traitement et la protection des données personnelles dans les bases de données personnelles, dans un délai maximal d'un jour ouvrable à compter de la détection de telles violations ;
assurer la conservation des documents confirmant le consentement de la personne concernée au traitement de ses données personnelles et la notification de ses droits.

7.4. Afin de remplir ses obligations, le responsable a le droit :

de recevoir les documents nécessaires, y compris les ordonnances et autres documents administratifs émis par le Propriétaire de la base de données personnelles, en rapport avecrelatif au traitement des données personnelles ;
effectuer des copies des documents reçus, y compris des copies de fichiers, ainsi que de tout enregistrement stocké sur les réseaux informatiques locaux et les systèmes informatiques autonomes ;
participer aux discussions sur ses tâches d'organisation du travail liées à la protection des données personnelles lors de leur traitement ;
soumettre des propositions d'amélioration des activités et des méthodes de travail, ainsi que des commentaires et des options pour corriger les lacunes identifiées dans le processus de traitement des données personnelles ;
recevoir des explications sur les questions relatives au traitement des données personnelles ;
signer et approuver les documents dans les limites de ses compétences.

7.5. Les employés qui traitent et/ou ont directement accès à des données personnelles dans le cadre de leurs fonctions officielles sont tenus de se conformer aux exigences de la législation ukrainienne en matière de protection des données personnelles et de documents internes, concernant le traitement et la protection des données personnelles dans les bases de données personnelles.

7.6. Les employés ayant accès aux données personnelles, y compris ceux qui les traitent, sont tenus d'empêcher toute divulgation, par quelque moyen que ce soit, des données personnelles qui leur ont été confiées ou dont ils ont eu connaissance dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions professionnelles, officielles ou de travail. Cette obligation reste valable après la cessation de leurs activités liées aux données personnelles, sauf dans les cas prévus par la loi.

7.7. En cas de violation des exigences de la loi ukrainienne sur la protection des données personnelles, les personnes ayant accès aux données personnelles, y compris celles qui les traitent, sont responsables conformément à la législation ukrainienne.

7.8. Les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont conservées, et en aucun cas plus longtemps que la durée de conservation spécifiée dans le consentement de la personne concernée au traitement de ces données.

Droits de la personne concernée

8.1. La personne concernée a le droit : de connaître l’emplacement de la base de données personnelles la concernant, sa finalité et son nom, ainsi que le lieu de résidence du propriétaire ou du gestionnaire de cette base, ou de donner des instructions appropriées pour obtenir ces informations aux personnes autorisées par elle, sauf dans les cas prévus par la loi ; d’être informée des conditions d’accès aux données personnelles, notamment des tiers auxquels ses données personnelles contenues dans la base de données concernée sont transférées ; d’accéder à ses données personnelles contenues dans la base de données concernée ; de recevoir, au plus tard trente jours calendaires à compter de la date de réception de la demande, sauf dans les cas prévus par la loi, une réponse indiquant si ses données personnelles sont stockées dans la base de données concernée, ainsi que le contenu de ses données personnelles stockées ; de soumettre une demande motivée d’opposition au traitement de ses données personnelles par les autorités publiques, locales et territoriales. les collectivités locales, dans l'exercice de leurs compétences prévues par la loi ;

de soumettre une demande motivée de modification ou de destruction de ses données personnelles à tout propriétaire et administrateur de cette base, si ces données sont traitées illégalement ou ne sont pas fiables ;
de protéger ses données personnelles contre tout traitement illicite, toute perte accidentelle, toute destruction ou tout dommage dû à une dissimulation intentionnelle, à un défaut de fourniture ou à une fourniture tardive, ainsi que contre la fourniture d'informations non fiables ou portant atteinte à l'honneur, à la dignité et à la réputation professionnelle d'une personne ;
de s'adresser aux autorités de l'État et aux collectivités locales, dont les compétences incluent la protection des données personnelles ;
d'exercer des recours légaux en cas de violation de la législation relative à la protection des données personnelles.

Procédure de traitement des demandes des personnes concernées

9.1. La personne concernée a le droit de recevoir toute information la concernant de toute personne concernée par les relations relatives aux données personnelles, sans préciser l'objet de la demande, sauf dans les cas prévus par la loi.

9.2. Accès de la personne concernée aux données personnellesLes données personnelles sont fournies gratuitement.

9.3. La personne concernée soumet une demande d'accès (ci-après dénommée « demande ») au propriétaire des données personnelles.

La demande doit préciser :

les nom, prénom et patronyme, le lieu de résidence et les informations sur le document d'identité de la personne concernée ;
les autres informations permettant d'identifier la personne concernée ;
les informations relatives à la base de données de données personnelles faisant l'objet de la demande, ou les informations relatives au propriétaire ou à l'administrateur de cette base ;
la liste des données personnelles demandées.

9.4. Le délai d'examen d'une demande ne peut excéder dix jours ouvrables à compter de sa date de réception. Pendant ce délai, le propriétaire de la base de données personnelles informe la personne concernée que sa demande sera satisfaite ou que les données personnelles concernées ne lui seront pas fournies, en indiquant les motifs spécifiés dans l'acte juridique réglementaire applicable.

9.5. La demande doit être satisfaite dans un délai de trente jours calendaires à compter de sa date de réception, sauf disposition légale contraire.

Enregistrement public de la base de données personnelles

10.1. L'enregistrement public des bases de données personnelles est effectué conformément à l'article 9 de la loi ukrainienne sur la protection des données personnelles.